GAM – Group Administration Management 集團行政管理系統 上市十年間,解決中大型企業面臨的以下困擾: 流程繁瑣 多品項、多供應商採購,耗時費力。 符合主管機關之投資四大流程 簽呈依附報價,財務未連動,重複簽核易漏誤。 簽核低效 申請零散,歸檔雜亂,支出難統計。 費用管理混亂 採購會計出納分散,報支請驗耗時月底易加班。 GAM系統,助您高效解決!
為何使用GAM 核心目的 幫助企業進行營業與非營業資材、費用的全面管理。從小至個人費用支出、雜項支出,大至購置大型資產、裝修工程等,都可以透過系統進行高效的資訊化處理。本系統涵蓋,從請購詢價、簽核、採購、合約、驗收請款核銷到固定資產的管理等全流程,各項作業同步連動預算管理,實現業務運作的資訊化,進一步提升總務作業的效率與準確性。 核心效益 GAM的核心效益是由單位或業務發起請購需求,進入採購的行為,採購的同時也參照預算,進入點驗收,將請採驗事件的始末由線上簽核流程的行為進行分級授權的權限管理。帳務將付款管理和費用報支進行串回預算管理,讓企業主把每一分錢創造最大的價值,讓財務會計能夠更便捷出傳票等繁瑣作業省時省力。進而再串回薪資、文件管理系統。點驗收管理還可以銜接合約管理,尤其是金融、醫療、零售批發、製造各行業者,多品多項多異動的採購合約、租賃合約、合約到期、合約異動,可提升300%~500%效率,節省資料整理及查詢的時間。
功能特色 請購階段 在請購階段,可簡單的提出請購需求,或嚴謹的針對採購品項設定指定廠商、品牌,並透過預算進行總額、數量或單價控管,確保採購始終處於預算範圍內,亦可進一步細分至各成本中心,為不同部門和專案提供清晰的費用分攤,從而達到精準的成本管控。 採購詢比議階段 進入採購詢比議時,可以輕鬆查詢歷史前購價,電子化儲存相關採購附件,依照採購金額上簽核決主管,透過系統發出採購完成通知與訂單交貨提醒,連結採購合約與採購單據,並制定各類驗收規範,確保採購流程的順利進行。 點驗收階段 點驗收作業提供多種驗收規範和流程,包括到貨驗收付款、設備複驗簽核完成請款、多單位點交月結支付、以及同廠商多筆訂單合併付款。當驗收項目屬於資產,系統可生成財產增加單,預先設置財產歸屬單位與保管人,於付款完成後轉入固定資產系統。 付款作業階段 付款作業支援電子化儲存請款憑證,自動檢核請款明細與付款憑證金額,確保請款資訊的正確。付款單依據請款預算自動產生會計分錄,在線上簽核中由會計人員覆核及修正,逐單即時更新預算耗支狀況,簡化月底作帳負擔。驗收結案或取消採購案件可釋回預算,掌握有效的預算執行率。 費用報支階段 費用報支,包含各式請款案例,可處理單筆及多筆費用支付、成本中心費用分攤、預付月底轉列費用、暫借款沖帳與餘額管理、代扣所得與二代健保、零用金支付與撥補、交通差旅碳排統計、合約產生定期付款、以及年底應付提存管理。擺脫紙本作業的繁瑣,查帳追朔有跡可循,提升管理一致性。 線上簽核功能 本系統提供多方位的線上簽核功能,提供管理單位彈性且即時的編輯權限,串聯請購、驗收、預算與請款等各項環節,實現審批流程的標準化,提升內部控制的準確性與效率。企業可自訂多層級的審批流程,並根據業務需求進行彈性調整。 合約管理 合約管理可將電子合約及附件儲存於系統中,分權提供人員調閱,並設有合約到期提醒功能,幫助企業及時處理續約事宜。合約可延伸至IFRS16租賃作業,精準管理使用權資產與租賃負債攤銷,大幅減少手動操作的繁瑣與風險,確保資料的準確性和可追溯性。 價值體現 GAM系統貫徹整合多作業之管理功能,從預算、請購、採購、驗收、付款、到報表統計歸檔,全面優化了企業的採購流程與費用追蹤。本系統透過高度整合的自動化連動處理,能夠提升企業內部運營效率、加強內控、降低風險,並確保企業能夠靈活應對市場變化,實現資金的精準運作。
我不是ERP ERP和GAM差異 ERP工作流程及帳務作業無法整合。ERP是以交易為標的,處理營運有關的各項作業。 GAM提供企業實報實銷或依據預算開支的請採驗付管理,請購(款)個案或專案透過線上簽核層層把關放行,更易於管理者掌握作業進度,節省溝通時間以及提高對事件的可見度。 如果還停留ERP階段 ERP營運系統僅針對交易做資料管理。 使用企業為讓內部作業有效的系統管理,勉強使用Workflow系統彌補流程簽核,但無法做到分級授權的權限管理,也無法與帳務連接,所以需要重複登打資料,而且總務及會計單位仍需要耗費許多的時間對應這些繁瑣的業務行為及帳務作業。 GAM系統可以解決!
省時省力 文件歸檔分門別類 有規範的歸類每項文件,方便隨時參照調閱。 預算即時控管 掌握開支情形,提高資金利用率,避免超支與浪費,決策更具參考力。 電子檔案附件 各單據的附件電子檔案儲存於資料庫中,讓文件資料的使用提高安全性。 關聯性資料自動拋轉 自動拋轉每一階段的單據銜接,讓使用者輕鬆作業,避免人為疏誤。
常見問題(FAQ) 【Q: 如何快速認識 Group Administration Management?】 A: 我們準備官方播放清單,內含多部短片,總共只需14分鐘,讓您在最短時間內快速探索! 👉點擊觀看GAM播放清單